Bei vielen Unternehmen, die SAP als ERP-Lösung einsetzen, sind zurzeit S/4HANA Implementierungsprojekte in der Planung oder werden bereits durchgeführt. Diese Projekte gehen häufig mit der Harmonisierung des ERP-Templates und von Prozessen einher.
Die Umsatzsteuer ist zu einem Großteil von dem im ERP ermittelten und gespeicherten Daten abhängig. Ein S/4HANA Projekt bietet daher die ideale Möglichkeit, Prozesse und Einstellungen rund um das ERP-System zu optimieren. Dies ist im Rahmen eines S/4HANA-Projekts leichter, als im laufenden Betrieb, da bereits eine Projektstruktur vorhanden ist. Eine Nichtteilnahme an dem Projekt birgt das Risiko, dass umsatzsteuerliche Compliance-Anforderungen nicht zum Go-Live umgesetzt werden.
Die umsatzsteuerlichen Themen bei eine S/4HANA Implementierung lassen sich in folgende Bereiche unterteilen:
- Stammdaten
- Buchung
- Analytics
- Reporting
Bei der Implementierung umsatzsteuerlich relevanter Stammdaten ist zu prüfen, welche Informationen hinterlegt werden müssen, um eine automatisierte Steuerkennzeichenfindung oder die Anwendung innerhalb von Validierungsregeln zu ermöglichen. Besonders für die nicht im Standard vorgesehene Datenerfassung, wie beispielsweise Informationen zum Reverse Charge Status eines Geschäftspartners, ist zu definieren, wie diese Daten gespeichert werden sollen. Zudem müssen Prozesse festgelegt werden, von wem, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Weise diese Stammdaten gepflegt werden.
Die gebuchten Daten bilden die Basis für die Erfüllung umsatzsteuerlicher Compliance-Pflichten. Im Rahmen der S/4-Implementierung ist zu überlegen, in welcher Weise die Steuerkennzeichenfindung effizient gestaltet werden kann. Zur Automatisierung bietet sich für ausgehende Rechnungen die Konditionsfindung zur Steuerkennzeichenermittlung in dem SAP Modul SD an oder man implementiert eine Tax Engine von einem Drittanbieter, die wesentlich flexibler und anwenderfreundlicher zur programmieren ist und auch für eingehende Rechnungen verwendet werden kann. Hierbei sind für die Verwendung der Felder, Steuermeldedatum und Abbildung von umsatzsteuerlichen Registrierungen oder Betriebsstätten Nutzungskonzepte zu entwickeln. Die Auswirkungen darauf sind nicht auf das Kernsystem zu betrachten, sondern auf Buchungen, die über Schnittstellen aus Vorsystemen erfasst werden.
Zur effizienten Erfüllung der Compliance-Pflichten sollte bei einer S/4HANA Einführung auch der Analytics-Prozess betrachtet werden. Dies umfasst Lösungen, bei denen die Buchungen für einen bestimmten Zeitraum validiert werden. Dazu bieten sich unterschiedliche SAP-Module wie beispielsweise SAP Tax Compliance oder SAP Analytics Cloud an. Aber auch Drittanbieter bieten inzwischen solche Lösungen, z.B. AMANA VAT Audit, an. Die ideale Lösung hängt stark von den individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Mandanten ab. Neben der technischen Implementierung der Analytics-Lösung, ist auch die Implementierung eines optimalen und effizienten Prozesses zur Durchführung der Analysen notwendig.
Da bei einer S/4HANA Einführung bereits viele Prozesse angepasst werden, ist dies ein guter Zeitpunkt, eine Reporting-Lösung zur Erfüllung der umsatzsteuerlichen Berichtspflichten einzuführen und den Prozess für alle Konzerngesellschaften zu vereinheitlichen. Zudem zeichnet sich ab, dass immer mehr Finanzverwaltungen dazu übergehen transaktionale Daten im real-time oder near-time-Verfahren anzufordern. Dies lässt sich effizient nur mit dafür ausgelegten Softwarelösungen erfüllen. Neben der SAP-eigenen Lösung „SAP Document and Reporting Compliance“ gibt es auch hier diverse Drittanbieter, die Lösungen zur Erfüllung der umsatzsteuerlichen Berichtspflichten anbieten.
An der Vielfalt der Themen, die bei einer SAP S/4HANA Implementierung die Umsatzsteuer betreffen, erkennt man schnell, wie wichtig hier ein fokussierter Umgang ist. Falls Sie Unterstützung benötigen oder Fragen haben, kommen Sie gerne auf uns zu.
