Steuerliche Besonderheiten bei Dienstreisen in die USA
Eine Pflicht zur Abgabe einer US-Steuererklärung besteht regelmäßig dann, wenn ein Steuerpflichtiger während des betreffenden Steuerjahres eine Dienstreise in die USA unternommen hat. Da der auf die US Arbeitstage entfallende Arbeitslohn in der Regel steuerpflichtiges Einkommen in den USA darstellt, müssen Mitarbeiter mit US-Arbeitstagen eine US-Steuererklärung abgeben.
Die Verpflichtung zur Abgabe einer US-Steuererklärung besteht auch dann, wenn Einkommen aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) von der Besteuerung ausgenommen ist. Grund hierfür ist die notwendige Dokumentation und Beantragung der Anwendung des einschlägigen DBA und die damit einhergehende Steuerfreiheit in den USA.
Ausnahme: Wenn der Steuerpflichtige sich weniger als 90 Tage im Kalenderjahr in den USA aufhält und das auf US-Arbeitstage entfallene Gehalt weniger als USD 3.000 beträgt, muss im Regelfall keine Erklärung eingereicht werden. Diese Grenze ist jedoch schnell erreicht.
Beispiel: Jahreseinkommen USD 100.000, Arbeitstage pro Jahr 240, 10 Arbeitstage in den USA. Das auf die 10 US-Arbeitstage entfallende Gehalt beträgt mit USD 4.167 mehr als USD 3.000.
Nicht nur Steuer auf Bundesebene, sondern auch auf Bundesstaatenebene - Every State is different
In den USA ist jeder Bundesstaat berechtigt eigene Steuergesetze zu erlassen. Daher unterscheiden sich diese von Bundesstaat zu Bundesstaat. Einige Bundesstaaten akzeptieren die Anwendung des DBA, andere wiederum nicht. Darüber hinaus gibt es auch Bundesstaaten, die keine Einkommensteuer erheben. Bei den Bundestaaten, die das DBA nicht akzeptieren, kann es bei Dienstreisen ab dem ersten Arbeitstag verpflichtend sein eine Steuererklärung einzureichen und ggf. anfallende Steuern zu entrichten:
- Bundesstaaten, die das DBA nicht akzeptieren (keine abschließende Aufzählung): Kalifornien, Alabama, New Jersey, Connecticut, Pennsylvania, Arkansas
- Bundesstaaten ohne Einkommensteuer (keine abschließende Aufzählung): Alaska, Florida, Texas, Washington, Tennessee
Beantragung von US-Steuernummer (ITIN - Individual Taxpayer Identification Number)
Für die Abgabe von US-Steuererklärungen in den USA benötigen Dienstreisende eine persönliche US-Steuernummer. Sofern der Steuerpflichtige – z.B. aufgrund des fehlenden Arbeitsvisums – keine Berechtigung für eine US-Sozialversicherungsnummer (SSN) hat, ist eine "Individual Taxpayer Identification Number" (ITIN) zu beantragen.
Für die Beantragung einer ITIN benötigt man das Formular W-7 (ITIN Antrag) und ein Dokument zur Identifizierung des Antragstellers (i.d.R. ein von der ausstellenden Behörde beglaubigter Reisepass).
WTS Handlungsempfehlung
Zur Vermeidung von Strafen und negativen Konsequenzen bei zukünftigen Einreisen in die USA ist es angeraten allen steuerlichen Verpflichtungen regelkonform nachzukommen. Daher empfiehlt sich ein lückenloses Monitoring der Dienstreisen sowie die frühzeitige Identifizierung von Abgabeverpflichtungen und Einreichung der erforderlichen Erklärungen auf Bundes- und Bundesstaatenebene. Gerne unterstützen wir Sie hier mit den WTS-Tools, wie z.B. dem digitalen Reisekalender.
